02 июня 2020

Первичная документация: скан-прорыв?

0 0
Минфин считает, то действующие нормативные акты не препятствуют использованию в бухгалтерском учёте в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта.

В письме Минфина России от 13.05.2020 № 03-03-07/38785 чиновники разъяснили, можно ли использовать в бухгалтерском учёте скан-образы первичных документов.

Вопрос весьма актуальный в условиях, когда многие компании и ИП просто вынуждены перейти на общение по Интернету, даже со своими филиалами и обособленными подразделениями. (А пересылать «первичку» почтой, особенно учитывая её объёмы и сложно, и накладно).

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Он составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного ЭЦП. Данные, содержащиеся в них, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учёта. 

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязано обеспечить своевременную передачу первичных учётных документов «по назначению», а также достоверность этих данных. Эти документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения указанных документов и их защиту от изменений.

В соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, в составе учётной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учётной информации, порядок контроля над хозяйственными операциями. Исходя из этого, чиновники указали, что эти нормы не препятствуют использованию в бухгалтерском учёте в исключительных случаях скан-образов первичных учётных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта. 

Не трудно догадаться, что чиновники подразумевают использование скан-копий только как временную меру, направленную на поддержание непрерывности ведения бухгалтерского учёта. Оригиналы всё равно потребуются потом.

А как обстоят дела с этим вопросом в налоговом учёте? В недавнем письме Минфина России от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882 чиновники ответили крайне уклончиво и неясно. Зато мы можем вспомнить, как решался этот вопрос до эпохи короновируса.

В письме УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 указано, что факсимильные, сканированные или сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. В постановлении АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14 судьи указали, что законодательство о бухгалтерском учёте не содержит запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии. Однако налогоплательщик смог представить налоговикам в дальнейшем оригиналы всех спорных документов, что, вполне возможно, и настроило суд в его пользу. (Как видите, без оригиналов всё равно не обойтись). Можно ещё вспомнить и постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.07.2009 № по делу № А45-10380/2008-24/199, в котором судьи указали, что наличие только факсимильной копии документа не препятствует учёту расходов по налогу на прибыль.

Согласитесь, что короновирусная пандемия внесла в нашу жизнь серьёзные коррективы. Можно предположить, что сейчас и налоговые органы не будут придираться к сканам первичной документации. Но не стоит и сомневаться, что потом они также потребуют предъявить оригиналы.