08 февраля 2018

О сроках хранения документов

0 0
Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизации, установлен общий срок (4 года), исчисление которого осуществляется с момента завершения ее начисления в налоговом учете.

В письме Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598 чиновники разъясняют, что первичные документы, на основании которых была сформирована первоначальная стоимость основных средств, нужно хранить долго.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырёх лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учёта и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов - для компаний и предпринимателей, а также уплату или удержание налогов. Это общий срок хранения документов.

Специальный срок хранения документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения, прописан в гл. 25 НК РФ. Для хранения первичных документов, подтверждающих расходы в виде амортизационных начислений, установлен общий срок - четыре года. Однако исчисление его производится в особом порядке.

С учётом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учёте. Иначе говоря, течение срока хранения начинается с момента, когда заканчивается начисление амортизации. (Абсолютно идентичный ответ был дан налогоплательщикам и в письме Минфина России от 12.02.16 № 03-03-06/1/7604. (См., также, письма Минфина России от 26.04.11 № 03-03-06/1/270 и от 13.09.11 № 03-03-06/2/139)).

Напомним, что в Классификации основных средств есть десятая амортизационная группа, где числится имущество со сроком полезного использования свыше 30 лет включительно. Многие здания стоят более 100 лет. И если в течение этого срока идёт начисление амортизации, представляете сколько времени должны храниться первичные документы в компании.

В комментируемом письме финансисты напомнили, что для целей бухгалтерского учёта документы учётной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учёта, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчётности в последний раз - ст. 29 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ № «О бухгалтерском учёте».

Более того, документы об определении амортизации основных средств в архивах хранятся постоянно — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558.

Обратите внимание! Документы, образующиеся в деятельности компании, в том числе первичные учётные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов - см., например, письмо Минфина России от 23.03.16 № 03-02-08/16273.

Письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598