22 мая 2019

Командировка и перелёт: как документально подтвердить?

0 0
Если авиабилет приобретён в электронном виде, то оправдательными документами являются маршрут/квитанция авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелёта, и посадочный талон, подтверждающий сам перелёт подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Прогресс в приобретении билетов, когда они перешли в виртуальный мир, вызывает затруднения в документальном подтверждении расходов. Вместо плотных билетов со специальными знаками сотрудники нередко, и совершенно законно, приносят обычную «бумагу», распечатанную на принтере.

Чиновники неоднократно разъясняли, как поступать в такой ситуации, но судя по тому, что появилось письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040, проблема сохраняется.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Они должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, в том числе, подтверждаться документально. Например, для подтверждения перелёта к авансовому отчёту работника нужно приложить авиабилет.

В случае оформления проездных документов электронными билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 маршрут/квитанция электронного билета (выписка из АИС оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчётности. Она применяется компаниями и ИП для проведения наличных денежных расчётов или расчётов с использованием платёжных карт без применения ККТ.

Таким образом, если авиабилет приобретён в электронном виде, то оправдательными документами являются маршрут/квитанция авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелёта, и посадочный талон, подтверждающий сам перелёт подотчётного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Что имеется в виду? Посадочный талон выдается на основании регистрации пассажира на рейс. Справа у него имеется отрывной корешок, на котором дублируется основная информация с посадочного талона. Этот корешок и остаётся у пассажира после прохождения контроля. Именно отрывной корешок посадочного талона и можно предъявить в бухгалтерию. Но!

При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Предположим, что штампа нет. Или более того: корешок талона утерян. Напомним, например, что в Постановлении ФАС Уральского округа от 25.10.2013 № Ф09-11046/13 по делу № А47-10866/2012 было указано, что оправдательными документами для признания расходов являются распечатка электронного авиабилета на бумажном носителе и посадочный талон. Только лишь распечатка электронного билета расходы на перелёт не подтверждает.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчётным лицом услуги воздушной перевозки иным способом. (Не говоря уже о случае утери талона).

Самый популярный «иной способ» - это справка. Справка, содержащая необходимую для доказательства полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, также принимается как документ, подтверждающий расходы на авиаперелёт. (См., например, письмо Минфина России от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

В ситуации же, когда штамп не был проставлен, а справку получить не удалось, налогоплательщик вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретённых авиабилетов. (См., например, письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/8440).

Звучит красиво, но как это реально сделать? Чем можно подтвердить факт перелёта хотя бы косвенно?

Эксперты дают такие предложения. Во-первых, факт перелёта можно подтвердить таможенными отметками в загранпаспорте. Это способ эффективен при полётах в дальнее зарубежье. Во-вторых, счётом в гостинице, оформленным на конкретного работника. Это более универсальный способ, пригодный как для внешних, так и для внутренних рейсов. Согласитесь, что если сотрудник проживал в иногородней гостинице, каким-то образом он туда добрался! Однако, собственно говоря, на этом конкретные предложения и заканчиваются. Так что наличие посадочного талона со штампом – на сегодняшний день самый лучший подтверждающий документ.

Письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32040