07 июня 2019

Документальное подтверждение расходов: копия не хуже оригинала

0 0
В целях документального подтверждения налоговых расходов могут выступать копии документов, заверенные в установленном порядке.

В письме Минфина России от 22.04.2019 № 03-11-11/28986 чиновники напоминают, как правильно заверить копии первичных документов, чтобы их можно было учесть для признания налоговых расходов. (То, что копия первичного документа может служить оправдательным документом подтвердил, например, АС Московского округа в постановлении от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015 по делу № А41-39387/14).

В соответствии с пп. 23 и пп. 25 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

Согласно п. 5.26 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно - распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом «подпись» указывается: «Верно»; должность лица, заверившего копию; его собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения копии.

Примерно то же самое раньше было предусмотрено в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. (См., также, письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142).

В комментируемом письме чиновники сообщают, что если копия выдаётся для представления в другую компанию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

А если в компании в принципе нет печати, то и проставлять её не нужно. Об этом можно узнать в письмах Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390 и ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@.

Напомним о ситуации с подшивками документов, в частности, представляемых в налоговую инспекцию. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа в этой подшивке – см., например, письма Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849 и от 11.05.2012 №N 03-02-07/1-122.

Более того, в постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 по делу № А41-18214/08 судьи поддержали требование налогового органа о заверении каждого предоставляемого документа. При этом решение суда поддержал ВАС РФ в Определении от 17.02.10 № ВАС-946/10.

Однако ФАС Центрального округа в постановлении от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 решил, что заверять каждую отдельную копию в подшивке всё-таки не нужно.

Письмо Минфина России от 22.04.2019 № 03-11-11/28986